In diesem letzten Artikel des Writer Workshops 2021 geht es um Serienbriefe und dazu passend auch um Feldfunktionen…

Feldfunktionen von Writer:

Da ein Serienbrief auch mit Feldfunktionen realisiert wird, macht es Sinn sich mal mit einigen Feldfunktionen von Writer vertraut zu machen. Die Feldfunktionen werden auch Feldbefehle genannt und werden über das Einfügen-Menü dem Dokument zugefügt.

Der Feldbefehl “Datum“ fügt nicht nur einfach ein Datum ein. Ein als Feldbefehl eingefügtes Datum ändert sich dynamisch und passt sich somit dem aktuellen Tagesdatum an. Allerdings auch nur, wenn der Feldbefehl nicht auf “fix“ eingestellt wurde. Merkwürdigerweise ist das an meinen Testsystemen die Werkseinstellung. Der Feldbefehl muss also nochmal per Kontextmenü der auch “Feldbefehl“ heißt passend bearbeitet werden…

Nach einigen Experimenten mit dem Feldbefehl Datum können wir uns nun dem Serienbrief widmen…

Tabellendokument für den Serienbrief:

Auch wenn dieser Artikel zum Writer-Workshop gehört, geht die Reise jetzt in die Tabellenkalkulation Calc um das Tabellendokument für den Serienbrief zu erstellen…

Die Calc Tabelle soll aus folgenden Zeilen bestehen…:

Vorname – Nachname – Straße – Hausnummer – PLZ – Ort – Anrede

Jetzt noch drei Einträge ausdenken für Hans Mustermann und seine Freunde. Drei Einträge sollten für das erste Experiment reichen…

Die Datei wird als “Anschriften“ abgespeichert. Wir erhalten also die Datei “Anschriften.ods“.

Die Adressdatenquelle:

Das Tabellendokument muss nun irgendwie mit Writer verbunden werden. Im Bearbeiten-Menü findet sich dazu die Auswahl “Datenbank austauschen“. Der Serienbrief-Assistent sollte die Adressdatenquelle aber auch problemlos finden. Dazu später mehr…

Die Seriendruck-Felder können nun als Feldbefehle ins Dokument eingefügt werden.

Feldfunktionen für den Serienbrief:

Die Seriendruck-Felder verstecken sich unter “Einfügen > Feldbefehle > Weitere Feldbefehle“.

Die entsprechende Tabelle muss eventuell noch durch Mausklick auf den symbolischen Pfeil vor der Tabelle aufgeklappt werden…

Die Feldbefehle erkennt man im Dokument daran, dass sie grau hinterlegt sind und die Seriendruck-Felder übernehmen die Bezeichnung der Spaltenköpfe aus dem Tabellendokument.

• Sehr <Anrede> <Vorname> <Nachname>,

So könnte eine erste Zeile für den Serienbrief aussehen. Sobald das Dokument gedruckt wird (in eine oder mehrere Dateien) werden die Seriendruck-Felder durch die drei Namen aus dem Tabellendokument ersetzt…

Der Serienbrief-Assistent:

Unter “Extras“ versteckt sich noch der Serienbrief-Assistent, der auch noch kurz erwähnt werden soll. Die einzelnen Schritte sollten selbsterklärend sein. Wichtig bleibt immer die Verbindung zwischen Datenquelle (also die Adressen) und Textverarbeitung.

Mit dem Thema “Serienbrief mit Writer“ endet nun der Writer-Workshop 2020. Wer aber noch Fragen hat, kann diese gerne in den Kommentaren hinterlassen…